El Archivo Regional es un órgano desconcentrado del Gobierno Regional San Martín, con autonomía presupuestal y administrativa. Le corresponde la defensa, conservación, incremento del patrimonio documental de la Nación existente en el Departamento San Martín. Depende jerárquicamente del Gerente General Regional del Gobierno Regional San Martin y técnica - normativamente del Archivo General de la Nación.
Subir
MISIÓN
Organizar y promover el funcionamiento de los Archivos Regionales y Sub Regionales.
Impulsar la Capacitación e investigación archivística en el departamento de San Martín.
Adecuar y aplicar las normas y políticas que emite el órgano rector del Sistema Nacional de Archivos en el ámbito de su jurisdicción.
Planificar, dirigir, conducir y evaluar las actividades archivisticas en su jurisdiccion.
Sistematizar y uniformizar la producción y administración de documentos públicos dentro del ambito departamental en coordinación con la normas nacionales.
Brindar un eficiente servicio de información archivística a la investigación cientifica y cultural.
Proponer al Gobierno Regional la creación de Archivos Sub Regionales, cuando así lo requiera el departamento y supervisar su funcionamiento.
Aprobar el Plan Regional de Archivos.
Asesorar y supervisar la organización y funcionamiento de los archivos administrativos y dependencias públicas de la Región San Martín.
Autorizar el Traslado total o parcial de los documentos de los archivos sub regionales, con la opinión de la Comisión Técnica Regional de Archivos.
Autorizar la Eliminación de documentos declarados innecesariso pertenecientes a las entidades conformantes del sistema, previa opinion favorable de la Comisión Técnica de Archivos.
Efectuar los servicios de restauración y reprografía de los documentos que custodia.
Establecer mecanismos de seguridad contra contingencias y riesgos de la documentación en custodia.
Formular y proponer el Plan Operativo, el proyecto de Presupuesto y el Cuadro de Necesidades del Archivo Regional, asi como monitorear y evaluar su ejecución y resultados.
Otras que le encargue la Gerencia General Regional en el marco de sus competencias.
ORGANIGRAMA
ÁREAS
Área de Secretaria
Área de Cómputo
Área Notarial
Área del Archivo Intermedio
Área del Archivo Histórico
Área de Investigaciones
Área de Exposición Documental
SERVICIOS
Acceso a la información que posee o produzca el archivo.
Expedición de copias notariales.
Expedición de copia simple y/o certificada de documentos históricos.
Transcripción de documentos notariales.
Validación documentaria para la inscripción en los Registros Públicos.
Copia autenticadas y simples de registros civiles:
Partida de nacimiento
Partida de matrimonio
Partida de defunción
Copias de expediente judicial.
Asesoramiento técnico y archivístico.
Tasación de documentos.
Fotografía de documentos.
Transcripción de documentos históricos.
Microfilmación de documentos.
Capacitaciones archivísticas.
ORGANIZACIÓN
Como Institución Pública encargada de conducir y controlar las acciones de desarrollo del Sistema Nacional de Archivos, orientados a la defensa, conservación e incremento del Patrimonio Documental de la Región a través de las técnicas archivísticas, modernización y capacitación especializada para optimizar los servicios archivísticos que se brinden a la sociedad en general.
VISIÓN
Ser una entidad líder y eficiente del Sistema Nacional de Archivos, que asegure el conocimiento técnico y científico, puesto al servicio de la sociedad, como fuente de información e investigación en apoyo a la Educación, Turismo y Gestión Pública.
FUNCIONES
Organizar y promover el funcionamiento de los Archivos Regionales y Sub Regionales.Impulsar la Capacitación e investigación archivística en el departamento de San Martín.Adecuar y aplicar las normas y políticas que emite el órgano rector del Sistema Nacional de Archivos en el ámbito de su jurisdicción.Planificar, dirigir, conducir y evaluar las actividades archivisticas en su jurisdiccion.Sistematizar y uniformizar la producción y administración de documentos públicos dentro del ambito departamental en coordinación con la normas nacionales.Brindar un eficiente servicio de información archivística a la investigación cientifica y cultural.Proponer al Gobierno Regional la creación de Archivos Sub Regionales, cuando así lo requiera el departamento y supervisar su funcionamiento.Aprobar el Plan Regional de Archivos.Asesorar y supervisar la organización y funcionamiento de los archivos administrativos y dependencias públicas de la Región San Martín.Autorizar el Traslado total o parcial de los documentos de los archivos sub regionales, con la opinión de la Comisión Técnica Regional de Archivos.Autorizar la Eliminación de documentos declarados innecesariso pertenecientes a las entidades conformantes del sistema, previa opinion favorable de la Comisión Técnica de Archivos.Efectuar los servicios de restauración y reprografía de los documentos que custodia.Establecer mecanismos de seguridad contra contingencias y riesgos de la documentación en custodia.Formular y proponer el Plan Operativo, el proyecto de Presupuesto y el Cuadro de Necesidades del Archivo Regional, asi como monitorear y evaluar su ejecución y resultados.Otras que le encargue la Gerencia General Regional en el marco de sus competencias.Área de SecretariaÁrea de CómputoÁrea NotarialÁrea del Archivo IntermedioÁrea del Archivo HistóricoÁrea de InvestigacionesÁrea de Exposición DocumentalAcceso a la información que posee o produzca el archivo.Expedición de copias notariales.Expedición de copia simple y/o certificada de documentos históricos.Transcripción de documentos notariales.Validación documentaria para la inscripción en los Registros Públicos.Copia autenticadas y simples de registros civiles:Partida de nacimiento
Partida de matrimonio
Partida de defunción
Copias de expediente judicial.Asesoramiento técnico y archivístico. Tasación de documentos.Fotografía de documentos.Transcripción de documentos históricos.Microfilmación de documentos.Capacitaciones archivísticas.
Actualmente el Archivo Regional San Martín, como unidad orgánica depende de la Gerencia General Regional del Gobierno Regional San Martín y cuenta con un local propio, instalaciones que sirven para cumplir con el desarrollo de las actividades archivísticas, a través de sus secciones: Archivo Civil, Notarial, Histórico y Judicial.
En la actualidad el Archivo Regional San Martín, custodia alrededor de 980 metros lineales de documentación en 285 metros cuadrados aproximados de repositorio.
FONDOS DEL ARCHIVO REGIONAL DESDE 1887- 2019
En la actualidad el Archivo Regional San Martín, custodia alrededor de 980 metros lineales de documentación en 285 metros cuadrados aproximados de repositorio.
Sus fondos documentales están organizados de la siguiente manera:
Documentación notarial:
(Desde el 1887 hasta el 2015)
• Ignacio Rojas 16 Tomos 1887-1912
• Abel Atalaya 11 Tomos 1913-1930
• Julio Abel Pérez 12 Tomos 1937-1950
• Emnegardo Flores 04 Tomos 1951-1954
• Miguel Fernández 02 Tomos 1955-1956
• Mario Roldán 01 Tomo 1956-1957
• Hugo Vásquez 34 Tomos 1998-2002
• Froilán F. Ortiz 159 Tomos 1963-2004
• Wenceslao Vásquez 197 Tomos 1957-2007
• Cesar Edwin Diaz Duarez 59 Tomos 2013-2015
• David Alfredo Neira S. 27 Tomos 2013-2015
• Frank Karlos Reyna Guevara 156 Tomos 2005-2019
Documentos históricos:
(Desde el 1850 hasta el 1920)
• Libros
• Diccionarios
• Notas oficiales
• Notas prefecturales
• Oficios.
• Otros.
Documentación judicial:
(Desde el 1870 hasta el 1956)
• Expedientes de denuncias
• Demandas judiciales
• Demandas civiles
• Libro de actas
Registros civiles:
(Desde el 1905 hasta el 1997)
Actas de Nacimiento desde el 1906 hasta 1996
• Huallaga
• Mariscal Cáceres
• Picota
• Bellavista
• Moyobamba
• Lamas
• El Dorado
• Rioja
• Tocache
Actas de Matrimonio desde el 1905 hasta 1997.
• Huallaga
• Mariscal Cáceres
• Picota
• Bellavista
• Moyobamba
• Lamas
• El Dorado
• Rioja
• Tocache
Actas de Defunción desde el 1912 hasta 1997.
• Huallaga
• Mariscal Cáceres
• Picota
• Bellavista
• Moyobamba
• Lamas
• El Dorado
• Rioja
• Tocache
La Organización del Archivo Regional se fundamenta en los procesos Archivísticos técnicos:
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Es el proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad estableciendo categorías o subgrupos que reflejen la estructura del fondo
SELECCIÓN DOCUMENTAL
Es el proceso mediante el cual se procede a identificar, analizar y evaluar las series documentales para determinar sus periodos de retención, formulando el Programa de Control de documentos
DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS
Es el proceso archivístico encargado de identificar, analizar y determinar los caracteres internos e externos de los documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Es un proceso archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte documental, a través de la implementación de medidas de preservación y restauración
SERVICIO ARCHIVISTICOS
Se denomina a la presentación de la información contenida en los archivos que es solicitado por cualquier ciudadano. El fin último de los archivos es el servicio. Para ello se requiere que los procesos anteriores se hayan realizado adecuadamente
CAPACITACIONES
Documentación notarial:
(Desde el 1887 hasta el 2015)
• Ignacio Rojas 16 Tomos 1887-1912
• Abel Atalaya 11 Tomos 1913-1930
• Julio Abel Pérez 12 Tomos 1937-1950
• Emnegardo Flores 04 Tomos 1951-1954
• Miguel Fernández 02 Tomos 1955-1956
• Mario Roldán 01 Tomo 1956-1957
• Hugo Vásquez 34 Tomos 1998-2002
• Froilán F. Ortiz 159 Tomos 1963-2004
• Wenceslao Vásquez 197 Tomos 1957-2007
• Cesar Edwin Diaz Duarez 59 Tomos 2013-2015
• David Alfredo Neira S. 27 Tomos 2013-2015
• Frank Karlos Reyna Guevara 156 Tomos 2005-2019
Documentos históricos:
(Desde el 1850 hasta el 1920)
• Libros
• Diccionarios
• Notas oficiales
• Notas prefecturales
• Oficios.
• Otros.
Documentación judicial:
(Desde el 1870 hasta el 1956)
• Expedientes de denuncias
• Demandas judiciales
• Demandas civiles
• Libro de actas
Registros civiles:
(Desde el 1905 hasta el 1997)
Actas de Nacimiento desde el 1906 hasta 1996
• Huallaga
• Mariscal Cáceres
• Picota
• Bellavista
• Moyobamba
• Lamas
• El Dorado
• Rioja
• Tocache
Actas de Matrimonio desde el 1905 hasta 1997.
• Huallaga
• Mariscal Cáceres
• Picota
• Bellavista
• Moyobamba
• Lamas
• El Dorado
• Rioja
• Tocache
Actas de Defunción desde el 1912 hasta 1997.
• Huallaga
• Mariscal Cáceres
• Picota
• Bellavista
• Moyobamba
• Lamas
• El Dorado
• Rioja
• Tocache
La Organización del Archivo Regional se fundamenta en los procesos Archivísticos técnicos:
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALEs el proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad estableciendo categorías o subgrupos que reflejen la estructura del fondo
SELECCIÓN DOCUMENTALEs el proceso mediante el cual se procede a identificar, analizar y evaluar las series documentales para determinar sus periodos de retención, formulando el Programa de Control de documentos
DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOSEs el proceso archivístico encargado de identificar, analizar y determinar los caracteres internos e externos de los documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOSEs un proceso archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte documental, a través de la implementación de medidas de preservación y restauración
SERVICIO ARCHIVISTICOSSe denomina a la presentación de la información contenida en los archivos que es solicitado por cualquier ciudadano. El fin último de los archivos es el servicio. Para ello se requiere que los procesos anteriores se hayan realizado adecuadamente
El Archivo Regional San Martín, como ente encargado de velar por el desarrollo del Sistema Nacional de Archivos, desarrollará eventos de capacitación archivística, contando con el apoyo del Gobierno Regional San Martín. Contando con especialistas del Archivo General de la Nación, con la finalidad de brindar conocimientos archivísticos a los servidores públicos que desarrollan funciones en las diferentes áreas de las instituciones públicas de nuestra región.
